Excel เบื้องต้น ตอนที่ 1 : เริ่มใช้งานครั้งแรก
หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ต้องการใช้ Microsoft Excel ในการทำงาน แต่ว่ายังใช้งานไม่เป็นหรือยังไม่ค่อยมั่นใจในการทำงานด้วย Microsoft Excel นัก คุณมาถูกที่แล้ว เพราะเว็บนี้จะช่วยปูพื้นฐานให้คุณตั้งแต่เรื่องที่คนไม่เคยใช้ Excel มาก่อนก็อ่านได้ ส่วนคนที่เป็นอยู่แล้วอาจได้เทคนิคใหม่ๆ ที่อาจไม่เคยรู้มาก่อนก็ได้
โดยเราจะมีเนื้อหาผสมผสานระหว่าง การให้ดู Video บน Youtube (ช่อง siraekabut) ที่จะอธิบายทีละขั้นตอน และ การอ่านเนื้อหาและ Concept หลักๆ ที่เกี่ยวข้องกับ Video ตอนนั้นๆ เพื่อให้ง่ายต่อการทบทวนด้วย
Video สอน Excel ประจำตอน
Video ใน Series ใหม่ inwexcel สอน excel
ในตอนนี้ผมใช้ Microsoft Excel 2007 เป็นตัวอย่าง แต่ถ้าหากเพื่อนๆ มี Version อื่น มันก็ไม่ได้เป็นปัญหานะครับ เพราะทุก Version ทำงานเหมือนๆ กัน (อาจมี Version 2003 ลงไป ที่หน้าตาอาจจะต่างไปมากหน่อย)
Video ตัวเก่า บนช่อง Sira Ekabut (ตัวนี้จำนวน view เยอะมาก อิอิ)
ในตอนนี้ผมใช้ Microsoft Excel 2003 เป็นตัวอย่างครับ
Excel User Interface
เราเริ่ม Video ด้วยการเปิด Excel เพื่อใช้งานครั้งแรก และอธิบายส่วนประกอบของ Excel ซึ่งจะมีดังนี้นะครับ
หน้าจอ User Interface Excel, เมนูต่างๆบน Excel 2007
การอ้างอิงช่องต่างๆ ใน Excel (Cell Reference) เบื้องต้น
ในตาราง Worksheet จะมีช่องอยู่หลายช่อง โดยแต่ละช่อง เรียกว่า Cell จะมีรหัสอ้างอิงของตัวเอง (Cell Reference)โดยชื่ออ้างอิงเรียกจากตัวอักษรประจำคอลัมน์ (แนวตั้ง) และตัวเลขประจำแถว (แนวนอน) เช่น
- A3 คือ คอลัมน์แรกแถวที่ 3
- B3 คือ คอลัมน์ที่ 2 แถวที่ 3
- C5 คือคอลัมน์ที่ 3 แถวที่ 5
- นอกจากนี้เรายังตั้งชื่อช่อง (Cell) แต่ละช่อง หรือ ช่วง (Range) ที่ช่องหลายๆช่องรวมกัน ใน Name Box ด้านซ้าย ของ Formula Bar ได้
- การอ้างอิงข้อมูลข้ามชีท
- ใช้การเขียนว่า =ชื่อชีท!ชื่อ cell เช่น =Sheet2!C4
- หรือจะกด = ทิ้งไว้ แล้วไปคลิ๊ก cell ที่ต้องการก็ได้
- การอ้างอิงข้อมูลข้ามไฟล์
- ใช้การเขียนว่า =
- ใช้การเขียนว่า =
[ชื่อไฟล์]ชื่อชีท!ชื่อ cell เช่น =[Book2.xlsx]Sheet2!B11
หรือจะกด = ทิ้งไว้ แล้วไปคลิ๊ก cell ที่ต้องการก็ได้
การใส่ข้อมูลลงไปในช่อง
- ให้เอาเม้าส์คลิ๊กไปที่ช่องนั้น หรือจะกดปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปยังช่องที่ต้องการก็ได้
- พิมพ์สิ่งที่ต้องการลงไป ได้ทั้งตัวหนังสือ ตัวเลข หรือสูตร
- เวลาพิมพ์ตัวหนังสือ มันจะจัดชิดซ้ายให้โดยอัตโนมัติ
- เวลาพิมพ์ตัวเลข มันจะจัดชิดขวา
- เวลาพิมพ์สูตร ต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย =
- ซึ่งจะทำให้ Excel มันคำนวณค่าออกมาตามสูตรที่เราใส่ ดังนั้นค่าในช่องนี้อาจเปลี่ยนไปตาม Cell Reference ที่มันไปอ้างอิงในสูตร เช่น หากใส่สูตรว่า = B4+B5 แล้วค่าในช่อง B4 หรือ B5 เปลี่ยนไป ช่องนี้ก็จะเปลี่ยนไปด้วย
- Tips : หากอยากพิมพ์ขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดียวกัน ให้กด Alt+Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่
- เมื่อพิมพ์เสร็จ จากนั้นให้กด Enter (เสร็จแล้วจะเลื่อนลงล่าง) หรือกด Tab (เลื่อนไปทางขวา) หรือกดปุ่มลูกศรบน Keyboard ก็ได้ (เลื่อนไปในทิศเดียวกับลูกศร)
การ Copy ข้อมูลและสูตร
- คลิ๊กที่ช่องต้นทาง กด Ctrl+C เพื่อ Copy
- คลิ๊กที่ช่องปลายทาง กด Ctrl+V เพื่อ Paste
- หากต้นฉบับเป็นค่าที่เป็น Value (ไม่ใช่สูตร) ค่านั้นจะถูก Copy มาตรงๆ
- หากต้นฉบับเป็นสูตร รูปแบบความสัมพันธ์ของสูตรจะถูก Copy แต่ตัว Cell Reference จะเลื่อนไปในทิศทางเดียวกับทิศทางระหว่าง Cell ต้นฉบับและ Cell เป้าหมายปลายทาง
- หาก Copy ค่าที่ไม่มีการอ้างอิงตำแหน่งช่อง หรือ ไม่ใช่สูตร (ไม่มีเครื่องหมาย =) มันจะ Copy ค่านั้นมาโดยตรง เช่น เลข 20
- หาก Copy สูตรที่มีการอ้างอิงตำแหน่งช่อง มันจะเลื่อนตำแหน่งการอ้างอิงให้โดยอัตโนมัติ (C4 => C5 , D4 => D5)
เพราะ Copy แล้ว Paste เลื่อนลงมา 1 ช่อง (และหาก Copy แล้ว Paste ไปทางขวา มันก็จะเปลี่ยนจาก C => D, E, F … เป็นต้น )
การ Lock Cell Reference ไม่ให้เลื่อนเวลา Copy & Paste สูตร
- หากไม่ต้องการให้เลื่อน ต้องกด F4 หลังจากเลือก Cell Reference ในสูตร เพื่อใส่เครื่องหมาย $ ลงไป เพื่อ Lock การอ้างอิงไม่ให้เลื่อนไปไหน
- เรากด F4 ได้หลายครั้ง มันจะเปลี่ยนรูปแบบการ Lock ไปเรื่อยๆ
- หากเครื่องหมาย $ อยู่หน้ารหัสหลัก (Column) มันจะ Lock Column ไม่ให้เลื่อนไปไหน
- หากเครื่องหมาย $ อยู่หน้ารหัสแถว (Row) มันจะ Lock แถว ไม่ให้เลื่อนไปไหน
- เช่น
- $A$1 = Fix ทั้ง Column และ Row ( Copy ไป Paste ที่ไหน ก็จะอ้างอิงที่เดิม)
- A$1 = ไม่ Fix Column แต่ Fix Row ( Copy ไป Paste ที่ไหน อ้างอิงที่ Row เดิม แต่จะเลื่อน Column)
- $A1 = Fix แต่ Column ไม่ Fix Row ( Copy ไป Paste ที่ไหน อ้างอิงที่ Column เดิม แต่จะเลื่อน Row)
- A1 = ไม่ Fix ทั้ง Column และ Row ( Copy ไป Paste ที่ไหน จะเลื่อนทั้ง Column และ Row)
การใส่ข้อมูลทีเดียวหลายๆ ช่อง พร้อมกัน
- ให้เลือกช่องหลายๆช่องพร้อมกัน (เลือกเป็น Range)
- พิมพ์ข้อความ ตัวเลข หรือสูตรที่ต้องการ
- กด Ctrl+Enter
การ Save หรือบันทึกผลงาน
- ให้กดปุ่มกลมๆ ที่ซ้ายบนของหน้าจอ จากนั้นเลือก Save ( Ctrl+S) หรือ Save As ก็ได้
- เลื่อก Folder ปลายทาง แล้วตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ
- กด Save
